第六章 
組織、行政及職員編制

本署由三個科別組成，即申請及審查科、訴訟科和政策及行政科，各由一名副署長掌管，架構詳見附錄3的組織圖。

職員編制

在二○○八年年底，本署有534名職員，包括73名律師、159名律政書記及302名輔助人員。

年內，訴訟科增設了一個文書助理職位，以應付運作需要。

本署定期進行檢討，確保部門的資源按服務範圍的優先次序進行分配，盡量提高部門運作的效率和效益。年內，本署檢討了高級法律援助律師的管理角色，以發展他們的潛能和提高工作效率。

三個科別的工作

有關申請及審查科和訴訟科的工作及成績，第二章已有載述；政策及行政科則負責提供服務，輔助部門的整體運作，其於年內進行的工作及取得的成果詳見下文。

培訓與發展

本署非常重視員工的培訓與發展，因為這有助提升員工的工作表現，使本署可為市民提供優質的法援服務。培訓小組負責制訂及檢討培訓政策及計劃，由一名高級訓練主任擔任主管，根據部門的運作和員工發展需要，為本署策劃、安排、推行及監督各項培訓活動。

年內，本署為各級員工提供多項一般及專業培訓課程。以下是一些主要的培訓活動︰

與工作相關的專業培訓

法律援助律師職系的48名人員參加了由外間培訓機構舉辦的法律講座，範疇包括司法覆核的基本原則、家事法、種族歧視條例、調解及民事司法制度改革等，以掌握與工作相關法律範疇的最新發展。本署亦資助兩名律政書記職系人員報讀由專上院校開辦的法律課程。此外，本署為員工安排與工作相關的課程，以增進他們在工作上所需的知識。年內，本署舉辦了關於律師及律政書記職系人員在刑事組及法定代表律師辦事處的角色/職責的講座，共有120名律師職系及律政書記職系人員參加。

一般培訓

為配合個別員工的發展需要，本署為他們在署內及署外安排各類的一般培訓課程計有管理、傳意、語文、國家事務及資訊科技等。一些主要的活動包括為首長級人員舉辦經驗分享會，與機電工程署就機構文化的改變交流意見、一個為高級法律援助律師和法律援助律師舉辦，由外間的顧問公司主講的管理工作坊，以及為所有員工舉辦一系列有關團隊精神的錄像帶工作坊。本署亦為各級員工舉辦普通話課程。

陳香屏先生 法律援助署副署長/政務

推廣學習和自我發展的文化

本署致力培養員工不斷學習和自我發展的文化。本署於二○○五年設立學習資源中心，提供多個範疇的學習資源，包括管理、傳意、語文、國家事務、公共行政、科學和個人發展。目前，中心有超過250項學習資源，包括書本、自學教材、錄影帶和光碟，供員工借用，稍後會購置更多這類資料。此外，首長級人員可使用經本署安排的網上數碼商業圖書館服務，觀看超過480套由全球的商業領袖講述其管理工作心得的錄影帶，涵蓋課題包括領導才能、管理策略、溝通技巧、人力資源及人事管理等。

本署亦提倡網上學習，以促進自我發展。本署員工可登入部門的內聯網，尋找有用的學習材料及與工作有關的指引。

除部門入門網站外，本署員工亦可瀏覽政府的公務員易學網。透過這個網站，員工可隨時隨地按自己的步伐學習。本署約76%的員工已登記成為該網站的用戶，這個登記率較整體公務員的平均登記率53%為高。

衛關家靛女士 法律援助署助理署長/政策及發展

資訊系統策略

自資訊系統策略計劃在二○○一至○二年度實施後，本署已建立資訊科技的基礎設施及辦公室自動化設施，協助員工執行日常職務。

其中的個案管理及個案會計系統可供約500名員工處理各種工序，包括審批申請、把個案分配予署內人員及為本署提供服務的人士處理、監察署內及外判個案的進展，以及監察每宗個案的帳目及付款予受助人和外委律師的情況。

年內，本署進一步提升個案管理及個案會計系統，以配合工作流程和程序上的最新轉變。為推行最新的資訊安全政策及管制措施，本署委聘獨立的審計員，對所有資訊系統進行保安風險評估及審計。在保安風險及審計完成後，本署修訂資訊科技保安政策，以配合科技的發展及政府資訊保安要求的轉變，並向本署全體員工公布經修訂的資訊科技保安政策。

年內，部門電子服務入門網站，即“法律援助電子服務入門網站”(入門網站)亦已啟用。私人執業律師可透過入門網站申請加入法律援助律師名冊。名冊上的律師亦可選擇以電子方式提供最新的個人資料及工作經驗和專長資料。透過入門網站，外委律師可向本署提交個案的進度報告，而負責辦理刑事法援案件的外委大律師亦可利用電子表格提交案件報告及收費報告。此外，市民亦可在網上預辦法援申請，以及使用入門網站的經濟審查計算程式，初步評估本身的經濟狀況是否符合資格申請法援。

員工關係及溝通

本署定期與不同的員工代表團體，例如部門協商委員會、律政書記協會及法援律師協會舉行會議，以加強部門與員工之間的溝通。經部門協商委員會開會商議後，有關辦公室衞生及維修和保養資訊系統設施方面的問題已有改善。年內，新一屆的部門協商委員會員方代表已經選出。

為了令員工可掌握部門的最新動向和加強員工對部門的歸屬感，本署每年出版三期《法援員工通訊》。另外，為了與律師職系員工交流意見，署長巡視各個組別，聽取他們對工作安排的寶貴意見。各科／組繼續實施加強內部溝通的策略，並與員工磋商。法律援助署副署長／政務也與一般職系的員工進行了多次非正式會面，了解員工對工作的意見，以及討論可改進的地方。

員工福利

本署重視員工的整體福利。職員康樂會於一九八八年成立，目標是促進員工的福利。該會透過舉辦各類消閒和有益身心的活動，使員工聚首一堂，互相交流。

為幫助員工保持強健體魄，該會舉辦了氣功班、太極班、瑜伽班、羽毛球比賽及新界一日遊。該會還舉辦多類不同的興趣班，例如針織班、蛋糕製作班及中文書法班等。

該會亦舉辦員工福利及康樂活動包括聖誕聯歡會、新春賀年禮品展銷會及中秋節食品展銷會。

職員康樂會於二○○二年成立義工隊，鼓勵員工參與志願服務，造福社羣。年內，義工隊響應社會福利署的“香港人‧香港心”義工大使行動，舉辦了”繩結製作班”，並參加香港聾人福利促進會舉辦的“萬耳長城”照片收集活動及“2008 國際義工日 - 愛心傳城家家連心義工大行動”。義工隊亦參與許多其他活動，例如由義務工作發展局及其他非牟利機構舉辦的籌款活動和探訪長者活動等。

員工激勵活動

本署向參加《法援員工通訊》“遊戲天地”和“投稿園地”的員工頒發獎品，表揚他們積極參與。本署亦頒奬予“2008公益服飾日”籌款額最高的員工，藉此推動本署的關愛文化。

員工建議書計劃

為鼓勵員工提出意見和建議，以提升工作效率和推廣本署的公眾形象，當局推出公務員建議書計劃。收到的建議書交由公務員建議書計劃評審委員會考慮。署方繼續推廣有關計劃，以鼓勵員提供建議。

環保措施

本署致力確保部門在日常運作和一切事務方面，均切合環保精神，包括盡量減少廢物、節約能源、提倡“廢物利用”和“循環再用”資源，以及提高員工的環保意識，鼓勵他們身體力行。

本署定期檢討資源運用的情況，確保符合經濟和環保效益。有關本署於二○○八年的環保措施，請參閱已上載本署網頁的《環保報告》，網址為 http://www.lad.gov.hk。

除了由環保主任負責定期檢討環保措施外，本署亦鼓勵員工盡可能將紙張循環再用和以電郵方式傳送文件，並指派員工在午膳時段和辦公時間後把電燈關掉，以節省能源。本署繼續密切監察紙張和影印的數量。位於稅務大樓的新香港分處，已安裝節能設備，例如自動感應照明系統和電腦控制的空調系統。舊家具亦盡量保留，繼續使用。在金鐘道政府合署的總部，具能源效益的照明系統亦已取代舊式的照明系統。在機電工程署的協助下，本署已進行室內空氣質素測試。所有辦公室的空氣質素均達致“良好級”的標準。本署亦支持“地球之友”於六月二十一日舉辦的“夏至6.21亞洲聯線熄燈一小時”活動。

辦公地方

在二○○八年二月二十五日，本署香港分處由合和中心遷至灣仔稅務大樓。此外，九龍分署的會面室亦進行了隔音改善工程，確保申請人及受助人在會面時提供的資料不會外洩。另外，為了紓緩申請及審查科辦公地方的擁擠情況，並提升工作間的保安，總部繳費處於二○○八年年底由24樓遷往27樓。

廣泛使用中文

年內，翻譯室更新了員工在日常工作經常使用的中文辭彙。

更新後的辭彚已上載本署內聯網，方便員工草擬中文文件時查看。除編製辭彙外，翻譯室亦提供電話諮詢服務，為署內員工在草擬中文文件方面提供協助。

翻譯室自二○○二年推出的《文字園地》，年內運作暢順。翻譯室亦透過《文字園地》，在內聯網定期發表有關中國文化及傳統趣事的文章，藉以推廣使用中文，以及提供可改善員工中文寫作技巧的有用資料。

本署的訴訟科繼續盡量以中文處理民事及刑事案件，以及更多利用中文撰寫對內和對外的往來文件。

呂惠蘭女士 助理首席法律援助律師/法律及管理支援(署理)

內部審核

內部審核組是一個獨立組別，負責協助管理層確保部門的監管程序及系統足以保障部門的資產，並檢討部門的各項工作，以確保部門的財政、人力及其他資源運用得宜，合乎經濟原則。年內，該組審視了處理長期未了結法援個案的程序，並進一步檢討可了結這些個案的各種情況，確保本署就改善這個問題所採取的措施是足夠的。該組亦審核了其他工作範疇，包括運用土地註冊處綜合註冊資訊系統處理法援個案的查冊事宜、員工輸入電腦資料的準確程度，以及定期查核經濟狀況調查報告的編撰等。

為法律援助服務局提供支援服務

法律援助服務局(法援局)是根據《法律援助服務局條例》(第489章)成立的法定組織，負責監察法律援助服務的提供。此外，法援局亦負責就有關法律援助政策事宜，向行政長官提供意見。法援局主席由一位非官方的業外人士出任，局內有十名成員，包括法律援助署署長、兩個法律專業團體的業界代表，以及從其他行業選出的人士。本署代表除出席法援局和其興趣小組的會議外，還參加該局舉辦的活動，使市民廣泛認識法援局，了解其角色，並且明白該局與本署之間的關係。

年內，法援局舉辦了「法律與民生」研討會。本署職員獲邀出席，協助解答與會人士即場提出有關法援的問題。本署會定期向該局提供進展報告和有關法援服務的各種資料文件，例如持續檢討刑事訴訟法律援助的收費制度、二○○八年工作計劃的推行進度，以及實行申訴專員就監察外判案件所作的建議。

十二月十七日 署理助理首席法律援助律師/法律及管理支援呂惠蘭(左二)出席由香港大學家庭研究院及香港調解顧問中心聯合主辦有關贍養費的社區參與計劃-論壇：跨專業角度看贍養費，主講法律援助處服務的贍養費個案評估。

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