第六章  
组织、行政及职员编制
 

本署由3个科别组成，即申请及审查科、诉讼科和政策及行政科，各由1名副署长掌管。有关本署的组织图，可浏览本署网页http://www.lad.gov.hk/chs/ginfo/oo.html。
 

职员编制

截至二○一七年年底，本署共有职员550名，包括80名律师、168名律政书记及302名辅助人员，当中7名法律援助律师和13名律政书记属新聘人员。
 
  莊因东先生
法律援助署副署长
(政务)
 

培训与发展

本署致力培养并维繫一支精益求精及专业的工作队伍，为顾客提供优质服务。本署每年为各级人员举办多项一般及专业培训课程，以期他们可掌握所需的最新知识和技巧，应对未来的挑战。训练组由1名高级训练主任掌管，负责制订、推行及检讨本署的培训和发展政策与计划，以配合部门的运作和员工发展需要。

 

专业培训

为使部门的律师掌握相关法例的转变和最新发展，本署资助57名律师参加外间机构举办的专业讲座，包括资料保障与查阅资料要求、了解数据保密、在新西兰为儿童出庭代讼—律师作为儿童代讼人的角色、家庭暴力与家庭法的相交点、大西洋对岸的观点—家事法案件的资产分配与保密、精神上行为能力工作坊、实务指示2.1及4.1、原讼法庭刑事诉讼程序的新实务指示、电子版香港法例、第二届香港监护会议、保护儿童研讨会：为孩子探索回家之路，以及分别由彭力克勳爵御用大律师、RichardiClayton御用大律师及Monica Carss-Frisk御用大律师主讲的民事法律讲座。

为加强与内地同业的交流，本署有两名律师经律政司安排到深圳参加中联办政府律师短期研习班。

 

管理课程

为提升员工的管理能力，本署提名了21名律师参加由公务员事务局辖下公务员培训处举办的管理课程，包括互联世界下的不确定性 — 政治、社会与政策、争议时代的沟通政策、多变环境下的持份者参与、谈判策略课程、感染及游说技巧、黑暗中的对话、新时代之危机沟通、把握在社交媒体的推广机会、对公关事务的触觉、策略性创新，以及启导及辅导等课程。

在行政人员发展方面，本署提名了3名律师参加由公务员培训处举办的行政人员培训发展课程，即高层领导培训课程、公共行政领袖实践课程及创意领导培训课程。

 

顾客服务培训

本署一向注重培养以客为本的服务文化。为提升员工的技巧，向市民提供优质服务，本署举办了两个工作坊，分别为如何处理精神异常及情绪不稳的顾客及客户服务工作坊，共有100名同事参加。

本署亦提名各级员工参加由公务员培训处举办的顾客服务培训课程。年内，共有18名员工（包括一般职系员工）参加了一系列培训课程，包括顾客服务工作坊、前线人员普通话课程、普通话会面交流技巧、普通话客户服务、前线人员英语会话技巧、流畅英语会话、管理投诉、顾客服务衝突情境处理技巧、处理难应付的顾客及衝突情境等工作坊，以及“畅通易达无障碍”研讨会。

 

员工身心健康及一般培训课程

本署致力促进员工的身心健康。年内，本署举办了两场食得有营工作坊，共有70名员工参加。

同时，为提升员工的工作能力及促进他们的事业发展，本署提名了151名员工参加公务员培训处及其他政府部门举办的多项课程和研讨会，涵盖範围广泛，包括资讯科技、资讯保安、部门简介会、保护个人资料、知识产权、办公地方管理、档案管理、活动管理、采购规例、急救、自动外置式心脏去颤器训练课程、职业安全、语文应用、公文写作、政府财务管理概要、基本法、香港的司法制度、公务员退休前讲座、档案贮存及档案中心资讯系统、从中医生命观看“治未病”与常见病、督导管理、沟通、演讲技巧基础课程、辅导、主持招聘面试技巧、评核报告的撰写技巧、公职人员行为失当，以及残疾人士就业。

至於国家事务培训，本署有6名律师分别参加国家行政学院、清华大学、南京大学、浙江大学及济南大学开办的课程。

推动自我学习和发展：署内的学习资源中心

为推广员工持续自学进修的文化，本署备存不同种类的书籍，供员工借阅。书籍的题材和内容多元化，涵盖管理、传意、语文应用、国家事务、个人发展、正向思维、压力管理及健康生活等範畴。本署每年均会为学习资源中心添置新书，令藏书更丰富。

为方便员工取用自学材料，本署把关於使用资讯科技的贴士及培训课程的参考资料上载部门内部入门网站。此外，员工亦可登入专为公务员而设的网上学习平台 — 公务员易学网，内备大量各类自学材料、教材套和与工作相关的参考资料，涵盖管理、语文、基本法、传意和资讯科技等。

 

资讯系统

本署十分重视资讯科技基础设施及办公室自动化设施的使用。为向市民提供快捷、有效率的法援服务，本署已在年内提升总部的网络基建及署内其他办公室的自动化软件。

本署的个案管理及个案会计系统支援500多名员工处理法援个案的日常工序，例如审批申请、监察外委个案及处理法援付款。为配合科技发展，本署计划於二○一八年就系统升级进行可行性研究，以提升系统应付未来的运作需要。

法律援助电子服务入门网站（入门网站）提供方便的网上平台，让市民和名册律师取得所需资料，并在网上办理一些法援相关事宜。市民可在入门网站下载“预办申请所需资料”表格和向本署提交填妥的表格，作为办理法援申请的初步程序。

本署将提升入门网站以提供网上预约功能，以便拟申请法援并欲亲身索取“预办申请所需资料”表格的人士可预约本署职员。本署职员会在约定的日期及时间与他们会面，简要地讨论案情及提供适用的“预办申请所需资料”表格。提升入门网站不但能为拟申请法援的人提供更方便及具弹性的服务，亦能缩短他们的等候时间。相关功能的开发工作已於二○一七年第四季展开，预计於二○一八年年初投入服务。

 
  吕惠兰女士
法律援助署助理署长
(政策及发展)
 

员工关系及沟通

本署定期与不同的员工代表组织，例如部门协商委员会、律政书记协会及法律援助律师协会举行会议，以便与员工保持良好沟通。经过职管双方在这些会议磋商後，得到改善的範畴包括办公地方、简化工序、室内空气质素及人力资源策划等。

为了与各级员工(包括律师)交流意见，法律援助署署长在年内探访了各个组别，听取他们对工作安排和程序的意见，以作进一步检讨及改善。各科别／组别亦会与员工磋商，继续实施加强内部沟通的策略。副署长(政务)亦与高级一等律政书记和高级二等律政书记及一般职系人员定期进行非正式会面，收集员工对工作的意见，以及探讨可以改进的地方。

 

公务员建议计划

本署已推行公务员建议计划，鼓励同事向部门提供建议。计划的目的是协助改善及简化部门的运作及管理、提升部门形象、提高员工士气及改善职业安全，从而提升工作效率。本署同事提供了很多实用可行的建议，例如迷你致谢卡、电子传真、会议室电子预约系统及定期向同事提供健康贴士等。本署亦已落实相关建议。

 

员工福利

本署重视员工的身心健康。职员康乐会的目标是促进员工福利。该会透过举办多元化消閒和有益身心的活动，让员工有机会聚首一堂，互相交流。

为使员工保持作息均衡的生活模式，康乐会定期为同事举办瑜伽班。康乐会又举办不同康乐活动，包括周年晚宴、乒乓球比赛，以及农曆新年、端午节和中秋节的食品及礼品展销会。康乐会并举办多个兴趣班，例如甜品及烘焙食品製作班等，深受同事欢迎。
 
 
职员康乐会於二○○二年成立义工队，旨在鼓励员工参与志愿服务。年内，义工队参与多项筹款活动，例如由乐施会举办的“乐施米义卖大行动”、无国界医生举办的“无国界医生日”筹款活动、奥比斯举办的“世界视觉日”及圣雅各福群会众膳坊举办的“贺年礼品转赠计划”。本署同事又向圣雅各福群会送赠了19件禦寒衣物。特别值得一提的是，本署在公益金举办的二○一七年便服日筹款活动的政府部门组别比赛中，夺得最高筹款奖及最高个人平均捐款奖。
 
 

环保措施

本署致力确保部门的日常运作和一切事务均切合环保精神，包括减少废物、节约能源、提倡资源“物尽其用”和“循环再用”，以及提高员工的环保意识，鼓励他们身体力行。

本署定期检讨资源运用的情况，确保符合经济和环保效益。本署二○一七年的环保措施详情，请参阅上载本署网页的《环保报告》，网址为http://www.lad.gov.hk/chs/ppr/publication/enr.html。
 

内部审核

内部审核组属独立组别，负责协助管理层确保部门的监管程序及系统足以保障部门的资产。该组亦检讨部门的各项工作，以确保部门的财政、人力及其他资源运用得宜，效率及成效兼备。

年内，内部审核组检讨了法定代表律师办事处处理顾客财产的内部监控制度、向私人执业律师支付刑事法律援助案件费用的事宜，以及讼费核算小组的工作。该组亦审核了其他範畴的工作，包括运用土地註册处综合註册资讯系统处理法援个案的查册事宜，以及定期抽查经济状况调查报告、小额现款和预垫备用金的管理等。

 

为法律援助服务局提供支援服务

法律援助服务局（“法援局”）是根据《法律援助服务局条例》（第489章）成立的法定组织，负责监察法律援助服务。此外，法援局亦负责就有关法律援助政策事宜，向行政长官提供意见。法援局主席由1名非官方的业外人士出任，局内共有10名成员，包括法律援助署署长、两个法律专业团体的代表，以及从其他与法律专业无关连的行业选出的人士。本署代表除出席法援局及其辖下工作小组的会议外，还参加该局举办的推广活动，让市民能更深入认识和明白法援局的角色，以及法援局与法援署之间的关係。

年内，本署定期向法援局提交进度报告，并就不同範畴的法援服务提交资料文件，例如刑事法律援助费用检讨报告，以及关於扩大法律援助辅助计划及委派律师办理案件等的资料。在法援局的支持下，本署在年内检讨了名册律师可获委派的民事及刑事案件上限，经修订的上限於二○一八年生效。
 
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