第六章
組織、行政及職員編制
本署由三個科別組成，即申請及審查科、訴訟科和政策及行政科，各由一名副署長掌管，架構詳見附錄3的組織圖。職員編制
截至二○一○年年底，本署共有職員515名，包括73名律師、155名律政書記及287名輔助人員。 |
本署繼續定期進行檢討，確保部門的資源按服務範圍的優先次序進行分配，盡量提高部門運作的效率和效益。
三個科別的工作
有關申請及審查科和訴訟科的工作及成績，第二章已有載述；政策及行政科則負責提供服務，輔助部門的整體運作，其於年內進行的工作及取得的成果詳見下文。培訓與發展
本署非常重視員工的培訓與發展，因為這有助提升員工的工作表現，使本署可為市民提供優質的法援服務。培訓小組負責制訂及檢討培訓政策及計劃，由一名高級訓練主任擔任主管，根據部門的運作和員工發展需要，為本署策劃、安排、推行及監督各項培訓活動。年內，本署為各級員工提供多項一般及專業培訓課程。以下是一些主要的培訓活動︰
與工作相關的專業培訓
來自法律援助律師職系的34名人員參加了多個由外間培訓機構舉辦的法律講座及會議，以掌握與工作相關的法律範疇的最新發展，涵蓋課題由民事司法制度改革、人身傷害訴訟、聯合國禁止酷刑公約、以至難民法不等。由於法援已擴大，以涵蓋調解，以及在民事訴訟中使用調解服務的受助人持續增加，本署邀請了高等法院兩位法官，為本署律師簡介調解服務。為使職員對調解有更深的認識和了解調解服務實際如何運作，本署邀請了認可調解員主持一個包括角色扮演環節的研討會。此外，本署也為律政書記及輔助人員舉辦簡介會，加深他們對調解服務的認識。本署亦舉辦了關於律師及律政書記職系人員在民事訴訟第二組和刑事組的角色／職責的講座。此外，本署為員工安排多個與工作相關的專題講座，講題涵蓋如何評核外委律師收費單、僱員補償申索、《法律援助條例》及《種族歧視條例》等，共有213名律師職系及律政書記職系人員參加。 |
鍾綺玲女士 署理法律援助署副署長(政務) |
一般培訓課程
為配合個別員工的發展需要，本署在署內及署外為員工安排各類一般培訓課程，計有管理、顧客服務、傳意、語文、國家事務、基本法及資訊科技等。 |
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助理首席法律援助律師(刑事)毛旭華(前排左五)及高級法律援助律師(民事訴訟)陳妙娟（前排左四）於二○一○年六月八日向18名參與2009/2010年度普通法培訓計劃的內地官員，講解本署的運作。圖為參加者於講座後與講者合照。
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主要的培訓活動包括為首長級人員而設的行政發展課程及公務員培訓處為高級一等及高級二等律政書記舉辦的領導才能工作坊。本署亦為首長級人員、律師及文書職系人員舉辦普通話課程。
推廣學習和自我發展的文化
本署致力培養員工不斷學習和自我發展的文化，並於二○○五年設立學習資源中心，提供多個範疇的學習資源，包括管理、傳意、語文、國家事務、公共行政、科學和個人發展。該中心有超過258項學習資源，包括書本、自學教材、錄影帶和光碟，供員工借用。本署亦提倡網上學習，以促進自我發展。員工可登入部門的內聯網，尋找有用的學習材料及與工作有關的指引。與工作相關的內部講座的講義及教材亦已上載部門入門網站，供員工閱覽。
除部門入門網站外，本署員工亦可瀏覽政府的公務員易學網。透過這個網站，員工可隨時隨地按自己的進度學習。
資訊系統策略
自本署在二○○一至○二年度推行資訊系統策略計劃以來，署內的資訊科技基礎設施及辦公室自動化設施不斷更新，以協助職員向市民提供法援服務。個案管理及個案會計系統可供約500名員工處理日常的法援工序，例如審批申請及處理法援付款事宜。年內，本署進一步提升系統的功能，以應付改變的新工作流程和程序所帶來的需要。二○一○年六月，該系統增設處理經“繳費靈”收取的款項，市民可利用這項服務繳付分期的分擔費和判定債項。該系統的功能亦進一步加強，以收集有關委聘調解員處理民事法援訴訟的資料和數據。
在二○○八年啟用的“法律援助電子服務入門網站”(入門網站)提供一個網上平台，讓市民和法律援助律師名冊上的律師取得所需資料，並在網上辦理一些與法援有關的事宜，以助溝通。
市民可在入門網站下載和向本署提交“預辦申請所需資料”表格，作為辦理法援申請的初步程序。市民亦可使用網站內的經濟審查計算程式，粗略評估本身的經濟狀況是否符合資格申請法援。年內，該計算程式的點擊率達2 754次。此外，法援律師名冊上的律師可透過入門網站下載和提交與名冊有關的電子表格和電子個案管理報告。
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陳愛容女士 助理首席法律援助律師 (法律及管理支援) |
員工關係及溝通
本署定期與不同的員工代表團體，例如部門協商委員會、律政書記協會及法援律師協會舉行會議，以加強部門與員工之間的溝通。在部門協商委員會舉行會議後，已獲改善的範疇包括為員工提供“回答熱線查詢”的培訓和加強急救箱的管理。為了與各級員工，包括署內律師交流意見，署長在年內定期探訪各個組別，聽取他們對工作安排和程序的意見，以期再作改善。各科／組與員工磋商，繼續實施加強內部溝通的策略。法律援助署副署長(政務)也與一般職系的員工進行了多次非正式會面，了解員工對工作的意見，以及探討可改進的地方。此外，本署繼續每年出版三期《法援員工通訊》，使員工可掌握部門的最新動向和加強員工對部門的歸屬感。
員工福利
本署重視員工的身心健康。職員康樂會於一九八八年成立，目標是促進員工的福利。該會透過舉辦各類消閒和有益身心的活動，使員工聚首一堂，互相交流。為使員工能夠保持強健體魄，該會舉辦了氣功班、太極班、瑜伽班，以及大埔馬屎洲自然教育徑一日遊。該會還舉辦多種不同的興趣班，例如針織班、蛋糕製作班及中文書法班等。
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職員康樂會於二○○二年成立的義工隊鼓勵員工參與志願服務。年內，義工隊參與多項籌款活動，例如由樂施會舉辦的“樂施米義賣大行動”及無國界醫生舉辦的“無國界醫生日”籌款活動。
另外，本署亦與工業傷亡權益會組隊參加由香港律師會舉辦的籌款活動—“律師廚神大賽”。本署代表獲得“律師廚神形象大賞”及最佳“求同存異”菜式獎，為工業傷亡權益會籌得超過10,000元。
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由香港律師會舉辦的「律師廚神大賽」慈善活動，已於二○一○年十一月六日在中華廚藝學院圓滿結束，法律援助署副署長(訴訟)許麗容(左二)與本署一群熱心同事組成的隊伍贏取了「律師廚神形像大賞」及最佳「求同存異」菜式獎，為工業傷亡權益會籌募善款。
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員工激勵活動
本署向參加《法援員工通訊》“遊戲天地”和“投稿園地”的員工頒發獎品，嘉許他們積極參與的精神。本署亦頒獎予由公益金舉辦的“2010公益服飾日”捐款額最高的員工，藉此推動本署的關愛文化。 |
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法律援助署獲香港公益金頒發二○○九年度公益服飾日政府部門組別最高籌款獎第一名和最高個人平均捐款獎第一名，由本署署理法律援助署副署長(政務)鍾綺玲(中)及助理首席法律援助律師/法律及管理支援呂惠蘭(左)於二○一○年三月九日代表領獎。
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環保措施
本署致力確保部門在日常運作和一切事務方面，均切合環保精神，包括減少廢物、節約能源、提倡“物盡其用”和“循環再用”，以及提高員工的環保意識，鼓勵他們身體力行。本署定期檢討資源運用的情況，確保符合經濟和環保效益。有關本署二○一○年的環保措施，請參閱上載本署網站的《環保報告》，網址為http://www.lad.gov.hk。
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除了由本署的環保主任定期檢討環保措施外，署方亦鼓勵員工盡可能將紙張循環再用和以電郵方式傳送文件，並指派員工在午膳時段和辦公時間後把電燈關掉，以節省能源。本署繼續密切監察紙張和影印的數量，除年報以電子版本替代印刷本外，本署也為參加署內培訓的員工提供軟複本的教材，並把教材上載本署內聯網，供員工參考。本署的會議以無紙形式進行，以減少打印議程、會議記錄及參考文件。由於推出了以“繳費靈”繳付分擔費及判定款項的服務，本署現已無須發出及郵寄收據，從而節省用紙。在機電工程署的協助下，本署進行了室內空氣質素測試。所有辦公室的空氣質素均達致“良好級”的標準。本署亦支持“世界自然基金會”於三月二十八日舉行的“地球一小時”熄燈行動，以及“地球之友”於六月二十一日舉辦的夏至“夠照熄燈”行動。
辦公室設施
為加強保安，本署在金鐘道政府合署24至27樓總部的升降機大堂安裝了閉路電視。簡易心臟去顫器計劃
本署是其中一個參與由消防處推行的簡易心臟去顫器計劃的政府部門。現時本署總部、九龍分署和香港分處都設置了自動體外心臟去顫器，並有18名律政書記和一般職系人員參加了消防處舉辦的一天訓練課程，學習如何操作該儀器及為心臟停頓的病人施行心肺復甦法。廣泛使用中文
年內，翻譯室更新了員工在日常工作經常使用的中文辭彙。更新後的辭彙已上載本署內聯網，方便員工草擬中文文件時查看。除編製辭彙外，翻譯室繼續提供電話諮詢服務，為署內員工在草擬中文文件方面提供協助。
翻譯室繼續透過《文字園地》，在內聯網定期發表有關中國文化的文章，藉以推廣使用中文，以及提供可改善員工中文寫作技巧的有用資料。
內部審核
內部審核組是一個獨立組別，負責協助管理層確保部門的監管程序及系統足以保障部門的資產，並檢討部門的各項工作，以確保部門的財政、人力及其他資源運用得宜，合乎經濟原則。年內，該組審核的範疇包括：就落實申訴專員公署的建議，審視外判個案的監察工作、覆檢相關的採購程序和規則以找出需改善之處、刑事組的外判制度，以及由二○○六年四月一日起仍未清還基本訟費的法援案件追討拖欠訟費的進度。該組亦審核了其他範疇的工作，包括運用土地註冊處綜合註冊資訊系統處理法援個案的查冊事宜、員工輸入電腦資料的準確程度，以及定期抽查經濟狀況調查報告的編撰、小額現款和預墊備用金的管理等。為法律援助服務局提供支援服務
法律援助服務局(法援局)是根據《法律援助服務局條例》 (第489章)成立的法定組織，負責監察法律援助服務。此外，法援局亦負責就有關法律援助政策事宜，向行政長官提供意見。法援局主席由一位非官方的業外人士出任，局內有十名成員，包括法律援助署署長、兩個法律專業團體的業界代表，以及從其他行業選出的人士。本署代表除出席法援局和其興趣小組的會議外，還參加該局舉辦的活動，向市民推廣法援局的角色及其與本署之間的關係。年內，本署定期向該局提供進度報告和有關法援服務不同範疇的資料文件，例如提供法律援助以協助僱員追討欠薪，以及委派律師、大律師和資深大律師辦理法援案件的事宜。
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二○一○年申訴專員嘉許獎
行政組副部門主任秘書劉惠芬女士 |
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劉女士在二○○五年五月調派到本署擔任副部門主任秘書。其職位的工作之一是出任部門投訴主任，負責制定部門的投訴處理機制。在收到投訴或陳述後，劉女士會謹慎和耐心地處理事件。由於她有良好人際溝通技巧，並充分掌握工作所需的知識，她能妥善處理收到的投訴。為表揚劉女士的卓越顧客服務技巧，她在二○一○年獲頒申訴專員嘉許獎。劉女士在獲獎後有以下感想：“身為公務員，我會緊守崗位，凡事悉力以赴，竭誠為市民服務，並以同理心對待他們。我會聆聽他們的需要，致力為他們提供優質服務。如無法滿足他們的要求，我會耐心地向他們解釋背後原因。”
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公務員事務局局長嘉許狀
申請及審查科高級一等律政書記莫鳳珠女士 |
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莫鳳珠女士在二○一○年獲公務員事務局局長頒發嘉許狀。她在一九八八年一月加入本署任職律政書記，並於二○○九年三月晉升至目前的高級一等律政書記職級。
莫女士克盡厥職，富責任感，並以處事周全、力求卓越見稱。身為申請及審查科的高級一等律政書記，莫女士深信一套設計完善的電腦系統，可有效及妥善處理該科的工作。因此，對於部門的個案管理及個案會計系統，她熱誠投入，確保系統的功能得到充分發揮，而系統提升工程亦得以盡快展開，以應付本署不斷轉變的需求，達到為市民提供優質法援服務的目標。