第六章
组织、行政及职员编制
本署由三个科别组成，即申请及审查科、诉讼科和政策及行政科，各由一名副署长掌管，架构详见附录3的组织图。职员编制
截至二○一○年年底，本署共有职员515名，包括73名律师、155名律政书记及287名辅助人员。 |
本署继续定期进行检讨，确保部门的资源按服务范围的优先次序进行分配，尽量提高部门运作的效率和效益。
三个科别的工作
有关申请及审查科和诉讼科的工作及成绩，第二章已有载述；政策及行政科则负责提供服务，辅助部门的整体运作，其於年内进行的工作及取得的成果详见下文。培训与发展
本署非常重视员工的培训与发展，因为这有助提升员工的工作表现，使本署可为市民提供优质的法援服务。培训小组负责制订及检讨培训政策及计划，由一名高级训练主任担任主管，根据部门的运作和员工发展需要，为本署策划、安排、推行及监督各项培训活动。年内，本署为各级员工提供多项一般及专业培训课程。以下是一些主要的培训活动∶
与工作相关的专业培训
来自法律援助律师职系的34名人员参加了多个由外间培训机构举办的法律讲座及会议，以掌握与工作相关的法律范畴的最新发展，涵盖课题由民事司法制度改革、人身伤害诉讼、联合国禁止酷刑公约、以至难民法不等。由於法援已扩大，以涵盖调解，以及在民事诉讼中使用调解服务的受助人持续增加，本署邀请了高等法院两位法官，为本署律师简介调解服务。为使职员对调解有更深的认识和了解调解服务实际如何运作，本署邀请了认可调解员主持一个包括角色扮演环节的研讨会。此外，本署也为律政书记及辅助人员举办简介会，加深他们对调解服务的认识。本署亦举办了关於律师及律政书记职系人员在民事诉讼第二组和刑事组的角色／职责的讲座。此外，本署为员工安排多个与工作相关的专题讲座，讲题涵盖如何评核外委律师收费单、雇员补偿申索、《法律援助条例》及《种族歧视条例》等，共有213名律师职系及律政书记职系人员参加。 |
锺绮玲女士 署理法律援助署副署长(政务) |
一般培训课程
为配合个别员工的发展需要，本署在署内及署外为员工安排各类一般培训课程，计有管理、顾客服务、传意、语文、国家事务、基本法及资讯科技等。 |
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助理首席法律援助律师(刑事)毛旭华(前排左五)及高级法律援助律师(民事诉讼)陈妙娟（前排左四）於二○一○年六月八日向18名参与2009/2010年度普通法培训计划的内地官员，讲解本署的运作。图为参加者於讲座後与讲者合照。
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主要的培训活动包括为首长级人员而设的行政发展课程及公务员培训处为高级一等及高级二等律政书记举办的领导才能工作坊。本署亦为首长级人员、律师及文书职系人员举办普通话课程。
推广学习和自我发展的文化
本署致力培养员工不断学习和自我发展的文化，并於二○○五年设立学习资源中心，提供多个范畴的学习资源，包括管理、传意、语文、国家事务、公共行政、科学和个人发展。该中心有超过258项学习资源，包括书本、自学教材、录影带和光碟，供员工借用。本署亦提倡网上学习，以促进自我发展。员工可登入部门的内联网，寻找有用的学习材料及与工作有关的指引。与工作相关的内部讲座的讲义及教材亦已上载部门入门网站，供员工阅览。
除部门入门网站外，本署员工亦可浏览政府的公务员易学网。透过这个网站，员工可随时随地按自己的进度学习。
资讯系统策略
自本署在二○○一至○二年度推行资讯系统策略计划以来，署内的资讯科技基础设施及办公室自动化设施不断更新，以协助职员向市民提供法援服务。个案管理及个案会计系统可供约500名员工处理日常的法援工序，例如审批申请及处理法援付款事宜。年内，本署进一步提升系统的功能，以应付改变的新工作流程和程序所带来的需要。二○一○年六月，该系统增设处理经“缴费灵”收取的款项，市民可利用这项服务缴付分期的分担费和判定债项。该系统的功能亦进一步加强，以收集有关委聘调解员处理民事法援诉讼的资料和数据。
在二○○八年启用的“法律援助电子服务入门网站”(入门网站)提供一个网上平台，让市民和法律援助律师名册上的律师取得所需资料，并在网上办理一些与法援有关的事宜，以助沟通。
市民可在入门网站下载和向本署提交“预办申请所需资料”表格，作为办理法援申请的初步程序。市民亦可使用网站内的经济审查计算程式，粗略评估本身的经济状况是否符合资格申请法援。年内，该计算程式的点击率达2 754次。此外，法援律师名册上的律师可透过入门网站下载和提交与名册有关的电子表格和电子个案管理报告。
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陈爱容女士 助理首席法律援助律师 (法律及管理支援) |
员工关系及沟通
本署定期与不同的员工代表团体，例如部门协商委员会、律政书记协会及法援律师协会举行会议，以加强部门与员工之间的沟通。在部门协商委员会举行会议後，已获改善的范畴包括为员工提供“回答热线查询”的培训和加强急救箱的管理。为了与各级员工，包括署内律师交流意见，署长在年内定期探访各个组别，听取他们对工作安排和程序的意见，以期再作改善。各科／组与员工磋商，继续实施加强内部沟通的策略。法律援助署副署长(政务)也与一般职系的员工进行了多次非正式会面，了解员工对工作的意见，以及探讨可改进的地方。此外，本署继续每年出版三期《法援员工通讯》，使员工可掌握部门的最新动向和加强员工对部门的归属感。
员工福利
本署重视员工的身心健康。职员康乐会於一九八八年成立，目标是促进员工的福利。该会透过举办各类消闲和有益身心的活动，使员工聚首一堂，互相交流。为使员工能够保持强健体魄，该会举办了气功班、太极班、瑜伽班，以及大埔马屎洲自然教育径一日游。该会还举办多种不同的兴趣班，例如针织班、蛋糕制作班及中文书法班等。
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职员康乐会於二○○二年成立的义工队鼓励员工参与志愿服务。年内，义工队参与多项筹款活动，例如由乐施会举办的“乐施米义卖大行动”及无国界医生举办的“无国界医生日”筹款活动。
另外，本署亦与工业伤亡权益会组队参加由香港律师会举办的筹款活动—“律师厨神大赛”。本署代表获得“律师厨神形象大赏”及最佳“求同存异”菜式奖，为工业伤亡权益会筹得超过10,000元。
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由香港律师会举办的「律师厨神大赛」慈善活动，已於二○一○年十一月六日在中华厨艺学院圆满结束，法律援助署副署长(诉讼)许丽容(左二)与本署一群热心同事组成的队伍赢取了「律师厨神形象大赏」及最佳「求同存异」菜式奖，为工业伤亡权益会筹募善款。
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员工激励活动
本署向参加《法援员工通讯》“游戏天地”和“投稿园地”的员工颁发奖品，嘉许他们积极参与的精神。本署亦颁奖予由公益金举办的“2010公益服饰日”捐款额最高的员工，藉此推动本署的关爱文化。 |
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法律援助署获香港公益金颁发二○○九年度公益服饰日政府部门组别最高筹款奖第一名和最高个人平均捐款奖第一名，由本署署理法律援助署副署长(政务)锺绮玲(中)及助理首席法律援助律师/法律及管理支援吕惠兰(左)於二○一○年三月九日代表领奖。
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环保措施
本署致力确保部门在日常运作和一切事务方面，均切合环保精神，包括减少废物、节约能源、提倡“物尽其用”和“循环再用”，以及提高员工的环保意识，鼓励他们身体力行。本署定期检讨资源运用的情况，确保符合经济和环保效益。有关本署二○一○年的环保措施，请参阅上载本署网站的《环保报告》，网址为http://www.lad.gov.hk。
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除了由本署的环保主任定期检讨环保措施外，署方亦鼓励员工尽可能将纸张循环再用和以电邮方式传送文件，并指派员工在午膳时段和办公时间後把电灯关掉，以节省能源。本署继续密切监察纸张和影印的数量，除年报以电子版本替代印刷本外，本署也为参加署内培训的员工提供软复本的教材，并把教材上载本署内联网，供员工参考。本署的会议以无纸形式进行，以减少打印议程、会议记录及参考文件。由於推出了以“缴费灵”缴付分担费及判定款项的服务，本署现已无须发出及邮寄收据，从而节省用纸。在机电工程署的协助下，本署进行了室内空气质素测试。所有办公室的空气质素均达致“良好级”的标准。本署亦支持“世界自然基金会”於三月二十八日举行的“地球一小时”熄灯行动，以及“地球之友”於六月二十一日举办的夏至“够照熄灯”行动。
办公室设施
为加强保安，本署在金钟道政府合署24至27楼总部的升降机大堂安装了闭路电视。简易心脏去颤器计划
本署是其中一个参与由消防处推行的简易心脏去颤器计划的政府部门。现时本署总部、九龙分署和香港分处都设置了自动体外心脏去颤器，并有18名律政书记和一般职系人员参加了消防处举办的一天训练课程，学习如何操作该仪器及为心脏停顿的病人施行心肺复苏法。广泛使用中文
年内，翻译室更新了员工在日常工作经常使用的中文辞汇。更新後的辞汇已上载本署内联网，方便员工草拟中文文件时查看。除编制辞汇外，翻译室继续提供电话谘询服务，为署内员工在草拟中文文件方面提供协助。
翻译室继续透过《文字园地》，在内联网定期发表有关中国文化的文章，藉以推广使用中文，以及提供可改善员工中文写作技巧的有用资料。
内部审核
内部审核组是一个独立组别，负责协助管理层确保部门的监管程序及系统足以保障部门的资产，并检讨部门的各项工作，以确保部门的财政、人力及其他资源运用得宜，合乎经济原则。年内，该组审核的范畴包括：就落实申诉专员公署的建议，审视外判个案的监察工作、复检相关的采购程序和规则以找出需改善之处、刑事组的外判制度，以及由二○○六年四月一日起仍未清还基本讼费的法援案件追讨拖欠讼费的进度。该组亦审核了其他范畴的工作，包括运用土地注册处综合注册资讯系统处理法援个案的查册事宜、员工输入电脑资料的准确程度，以及定期抽查经济状况调查报告的编撰、小额现款和预垫备用金的管理等。为法律援助服务局提供支援服务
法律援助服务局(法援局)是根据《法律援助服务局条例》 (第489章)成立的法定组织，负责监察法律援助服务。此外，法援局亦负责就有关法律援助政策事宜，向行政长官提供意见。法援局主席由一位非官方的业外人士出任，局内有十名成员，包括法律援助署署长、两个法律专业团体的业界代表，以及从其他行业选出的人士。本署代表除出席法援局和其兴趣小组的会议外，还参加该局举办的活动，向市民推广法援局的角色及其与本署之间的关系。年内，本署定期向该局提供进度报告和有关法援服务不同范畴的资料文件，例如提供法律援助以协助雇员追讨欠薪，以及委派律师、大律师和资深大律师办理法援案件的事宜。
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二○一○年申诉专员嘉许奖
行政组副部门主任秘书刘惠芬女士 |
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刘女士在二○○五年五月调派到本署担任副部门主任秘书。其职位的工作之一是出任部门投诉主任，负责制定部门的投诉处理机制。在收到投诉或陈述後，刘女士会谨慎和耐心地处理事件。由於她有良好人际沟通技巧，并充分掌握工作所需的知识，她能妥善处理收到的投诉。为表扬刘女士的卓越顾客服务技巧，她在二○一○年获颁申诉专员嘉许奖。刘女士在获奖後有以下感想：“身为公务员，我会紧守岗位，凡事悉力以赴，竭诚为市民服务，并以同理心对待他们。我会聆听他们的需要，致力为他们提供优质服务。如无法满足他们的要求，我会耐心地向他们解释背後原因。”
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公务员事务局局长嘉许状
申请及审查科高级一等律政书记莫凤珠女士 |
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莫凤珠女士在二○一○年获公务员事务局局长颁发嘉许状。她在一九八八年一月加入本署任职律政书记，并於二○○九年三月晋升至目前的高级一等律政书记职级。
莫女士克尽厥职，富责任感，并以处事周全、力求卓越见称。身为申请及审查科的高级一等律政书记，莫女士深信一套设计完善的电脑系统，可有效及妥善处理该科的工作。因此，对於部门的个案管理及个案会计系统，她热诚投入，确保系统的功能得到充分发挥，而系统提升工程亦得以尽快展开，以应付本署不断转变的需求，达到为市民提供优质法援服务的目标。