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第六章 組織、行政及職員編制 | ||||
第六章 組織、行政及職員編制 本署的工作由三個科分別負責，即申請及審查科、訴訟科和政策及行政科，各由一名副署長掌管，架構詳見附錄3的組織圖。
職員編制 在二○○六年年底，本署的編制共有533個職位，包括71名律師、160名律政書記及302名輔助人員。 為配合控制公務員人數的措施，年內本署共刪除10個職位，並繼續透過“3R”措施（即重訂次序、重整工序及重組架構）檢討部門架構及資源，確保按服務範圍的優先次序進行資源分配，以提高部門運作的效率和效益。
各科的工作 有關申請及審查科和訴訟科的工作及成績，第二章已有載述；政策及行政科則負責提供服務，輔助部門的整體運作，其於年內進行的工作及取得的成果詳見下文。
培訓與發展 本署非常重視員工的培訓與發展，因為這有助提升員工的工作表現和本署為市民提供的服務。培訓委員會負責制訂及檢討培訓政策及計劃，而執行工作則由訓練小組負責。訓練小組由一名高級訓練主任擔任主管，根據部門的運作和員工發展需要，為本署策劃、安排、推行及監督各項培訓活動。 年內，本署為各級員工提供多項一般及專業培訓課程。以下是一些主要的培訓活動︰
顧客服務培訓 年內，本署舉辦了一個全新設計的顧客服務工作坊，主題為“假如我是法援申請人”，目的是向員工灌輸顧客服務的正確觀念和教授有關技巧。課程內容是根據真實個案編寫的。透過個案研究及角色扮演，員工可從不同角度剖析在日常工作所遇到的一些與顧客服務有關的實際問題，並集思廣益，研究改善措施，以提高服務的成效和效率。本署一共舉辦了6個工作坊，參加員工來自不同職系，包括法律援助律師、律政書記及一般職系，人數共268名。
與工作相關的專業培訓 來自法律援助律師職系的多名人員參加了由外間機構舉辦的法律講座，以掌握法律範疇的最新發展。本署亦資助律政書記職系人員報讀由專上院校開辦的法律課程。此外，本署為各級員工安排多項與工作相關的課程，以增進他們在工作上所需的知識。這些課程包括：因應法例修訂而舉行的經濟審查講座、有關判決傳票及禁制令的講座、海員追討工資問題、第一押記的計算方法及接待國家官員及訪問團的禮儀等。報讀課程的員工來自不同職系及職級，約有400名。
一般培訓 為配合個別員工的發展需要，本署為他們安排各類的一般培訓課程，計有管理、傳意、語文、中國事務及資訊科技等，為員工提供在署內及署外接受培訓的機會。本署與公務員培訓處攜手合作，特別為高級一等律政書記及高級二等律政書記舉辦了一個有關評核報告撰寫技巧的工作坊，使他們能夠掌握撰寫評核報告的技巧。
推廣學習和自我發展的文化 本署致力培養員工不斷學習和自我發展的文化。本署於二○○五年設立學習資源中心，提供與管理、傳意、語文和個人發展有關的學習資源。中心有超過200項學習資源，包括書本、自學教材、錄影帶和光碟，供員工借用，稍後會購置更多這類資料。此外，首長級人員可使用經本署安排的網上數碼商業圖書館服務，觀看超過480套由全球的商業領袖講述其管理工作心得的錄影帶，涵蓋課題包括領導才能、管理策略、溝通技巧、人力資源及人事管理等。 本署提倡網上學習，以促進自我發展。本署全體員工均可登入部門的內聯網，檢索有用的學習材料及與工作有關的指引，方便快捷。本署亦為員工搜尋和推介中央學習入門網站（公務員易學網）所提供的有用資源，使員工可隨時隨地按自己的步伐學習。本署約69%的員工已登記成為該網站的用戶，登記率較整體公務員的平均41%為高。
資訊系統策略 自資訊系統策略計劃在二○○一至○二年度實施後，本署已建立資訊科技的基礎設施及辦公室自動化設施，協助員工執行日常職務。其中的個案管理及個案會計系統可供約500名員工處理各種工序，包括審批申請、把個案分配予署內人員及為本署提供服務的人士處理、監察署內及外判個案的進展，以及監察每宗個案的帳目及付款給受助人和外委律師的情況。年內，本署進一步提升系統，以配合工作流程和程序上的最新轉變。本署在二○○六年開展了兩項新的資訊科技計劃。其中一項為試驗計劃，我們利用電子文件管理系統，處理刑事法律援助個案，使員工可用電子複本方式，保存由控方/法庭交來的刑事審訊/上訴文件。我們打算在二○○七年全面推行這項計劃。我們在二○○六年年底亦為設立部門電子入門網站，即“法律援助電子服務入門網站”展開籌備工作，預計在二○○八年啟用。有關這個網站的詳情，前言及第一章已有述。
員工關係及溝通 本署定期與不同的員工代表團體，例如部門協商委員會、律政書記協會及法援律師協會舉行會議，以加強部門與員工之間的溝通。另外，本署出版《法援員工通訊》，使員工能夠掌握部門的最新動向和培養員工對部門的歸屬感。各科/組繼續實施加強內部溝通的策略及計劃，並定期與屬下員工磋商。法律援助署副署長（政務）與訴訟科一般職系的前線員工進行了多次非正式會面，了解員工對工作的意見，以及討論可改進的地方。
員工福利 職員康樂會為員工策劃及舉行多項康樂活動，為員工謀福利。年內舉辦的活動計有蛋糕製作班、太極班、瑜伽班、中文書法班、國畫班、篆刻班及社交舞班。該會於十月聯同法援律師協會舉行籃球比賽。其他活動包括中秋節精品展銷會及新春賀年禮品推廣日等。
職員康樂會於二○○二年成立義工隊，鼓勵員工參與社會服務。年內，本署員工參與多項志願服務，包括為香港聾人福利促進會賣旗。此外，義工隊在端午節前往聖雅各福群會探望長者。為支持每年十二月五日的國際義工日，義工隊響應義務工作發展局舉辦的“愛心傳城義工大行動”，舉行慈善賣物會，為有需要的人士及弱勢社群籌募善款，以表達愛心及關懷。
員工激勵活動 為了激勵員工，提高士氣，以及令部門的形象更為鮮明，本署年內舉行了一項名為“假如我是法援申請人”的設計比賽以推廣部門的信念，並在每期的《法援員工通訊》設立“遊戲天地”。
員工建議書及嘉許計劃 署方鼓勵員工就公務員建議書計劃提交建議，並繼續推廣部門的嘉許信計劃及員工嘉許計劃，以肯定和表揚員工出色的表現和成就。
環保措施 本署致力確保部門在日常運作和一切事務方面，均切合環保精神，包括盡量減少廢物、節約能源、提倡“廢物利用”和“循環再用”資源，以及提高員工的環保意識，鼓勵他們身體力行。本署定期檢討資源運用的情況，確保符合經濟和環保效益。有關本署於二○○六年在環保方面所作的努力，請參閱已上載本署網頁的《法律援助署二○○六年環保報告》，網址為 http://www.lad.gov.hk。 年內，除了由本署各組的環保主任負責定期檢討環保措施外，本署亦進行了一次獨立的環境審核，全面檢討現行的環保措施，並探討其他可適當地節省資源的範疇。審核結果顯示，本署推行的環保措施令人滿意。在節省公用設施的使用量方面，本署已安裝自動感應的水龍頭，避免不必要的浪費；本署更縮短使用空調的時間，並適當地調節溫度，又在走廊使用節能光管，並派員工在午膳時段和辦公時間後巡查並把電燈關掉，以節省能源。在紙張和文具方面，本署自二○○四年開始已逐步減少使用量。本署的用紙量減少，是因為用作內部溝通的通告和文件均以電郵方式傳送，而部門出版的刊物亦已上載網頁；在適當情況下，員工更會重複使用紙張/安排紙張回收作循環再造用途。
廣泛使用中文 翻譯室更新了員工在日常工作經常使用的辭彙，以方便他們草擬中文文件時在內聯網上搜集適當的辭彙。除編製辭彙外，翻譯室亦提供電話諮詢服務，為署內員工解答有關用中文草擬文件時遇到的問題。自二○○二年推出的《文字園地》，年內運作暢順；翻譯室透過內聯網定期發表文章，藉以推廣使用中文，與同事分享中國文化及傳統的趣事，以及介紹一些改善寫作技巧的有用資料。 一如過去數年，本署繼續揀選部分婚姻及刑事案件，以中文提出訴訟，以及更多利用中文撰寫對內和對外的往來文件。
內部審核 內部審核組是一個獨立組別，負責協助管理層確保部門的監管程序及系統足以保障部門的資產，並檢討部門的各項工作，以確保部門的財政、人力及其他資源運用得宜，合乎經濟原則。年內，該組審核多個工作範疇，包括審批法援的程序、網頁化支付債權人系統、為探討新的節省資源範疇而進行的環境審核、運用土地註冊處綜合註冊資訊系統處理法援個案的查冊事宜，以及關於“客戶帳目”、小額現款、預墊備用金和暫支帳目資料的備存狀況等。
為法律援助服務局提供支援服務 法律援助服務局(法援局)是根據《法律援助服務局條例》(第489章)成立的法定組織，負責監察法律援助服務的提供。此外，法援局亦負責就有關法律援助政策事宜，向行政長官提供意見。法援局主席由一位非官方的業外人士出任，局內有十名成員，包括法律援助署署長、兩個法律專業團體的業界代表，以及從其他行業選出的人士。本署代表除出席法援局、其興趣小組及法律援助制度工作小組的會議外，還參加該局舉辦的活動，使市民廣泛認識法援局，了解其角色，並且明白該局與本署之間的關係。本署亦會提供有關法援服務的進展報告和資料，以便法援局履行其職責。
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